Objectifs
Cette mission aidera l’équipe à bien ranger les documents, bien les enregistrer afin de faciliter une recherche rapide en cas de besoin.
Il est en effet difficile actuellement de trouver des documents dans un délai raisonnable.
De plus, les documents numériques créent de sérieux problèmes à l’équipe chargé de sa gestion.
Les problèmes rencontres sont entre autres :
• Difficultés d’accès facile et rapide aux documents après un temps ;
• Risque de perte ou de fuite des documents ;
• Manque de sécurité et d’espace destiné à la conservation des archives.
Nous souhaitons organiser cette formation afin de pérenniser le patrimoine documentaire (numérique et papier) de l’ONG et de faciliter son exploitation dans la conduite courante des activités. Aussi, d’avoir un accès facile et rapide aux documents et dossiers en temps utile.
Intervention attendue du volontaire
Après cette mission les participants doivent être en mesure de :
• Bien classer les documents ;
• Repérer aisément les documents pour l’ONG ;
• Sécuriser tous les documents de l’ONG ;
• Savoir quel document détruire ou non et à quel moment etc.
• Savoir faire l’archivage électronique
Plusieurs missions avec des volontaires différents sont nécessaires pour cette mission.
Type de bénéficiaires
Dispositif(s) possible(s)
Congé Solidaire;Mission Solidaire
Notre partenaire local
BETHESDA ONG
Historique
L’ONG Bethesda est une organisation confessionnelle béninoise. Fondée en 1990, dans un contexte politique et socio-économique difficile, l’ONG s’est investie d’abord dans l’accès à la santé des populations défavorisées en optant pour la création d’un hôpital. En complément du curatif, l’ONG s’est ensuite engagée dans la prévention des maladies et la sensibilisation des populations aux questions d’hygiène. Dans cette optique, elle se dote en 1993 d’un nouveau département de « développement communautaire et Assainissement du Milieu », le DCAM, qui accompagne quinze communes de la région en matière de politique d’urbanisme et surtout au niveau de la gestion des déchets. Le département DCAM concentre une partie non négligeable des projets relatifs à la protection de l’environnement notamment l’assainissement du milieu de vie des populations bénéficiaires de ses actions. L’objectif poursuivi par ce département est de promouvoir le développement durable au travers de la défense des droits de la personne humaine, de la gestion de l’eau, de l’assainissement et de la protection de l’environnement. A ce jour Bethesda ONG a développé une relative expertise dans la gestion des déchets et l’évaluation environnementale, la gestion intégrée des ressources en eau, la gestion des déchets solides ménagers, la gestion des déchets bio médicaux, le recyclage des matières plastics et le développement des énergies renouvelables(Expérimentation de la production de biogaz et d’électricité propre par un digesteur et par gazéification). Au delà de la protection de l’environnement, le Département Développement Communautaire et Assainissement du Milieu s’occupe aussi de la gestion des projets à travers l’élaboration et gestion des projets, le suivi d’impacts, le diagnostic, l’Evaluation et l’appui institutionnel, l’Audit financier et organisationnel, le renforcement de capacités, l’élaboration et gestion de plan d’affaires, etc. Afin de répondre aux demandes de crédit des populations, elle fonde une banque communautaire gérée par le nouveau département de la Micro Finance et de Promotion d’Epargne-Crédit à Base Communautaire (PEBCo). Elle intervient dans quatorze communes du pays et son siège est à Cotonou.
Accueil et transfert
Aéroport d’arrivée
Hébergement
Le petit déjeuner sera pris à l’hôtel. Le déjeuné et le dîner à l’hôtel ou ailleurs sous la supervision du partenaire.
Le/la volontaire disposera d’une chambre individuelle avec salle de bain, WC individuel, électrifiée, lit avec moustiquaire.
Matériel disponible sur place
Le/la volontaire est libre de venir avec le matériel qu’il juge nécessaire pour atteindre l’objectif de la formation.
N° BE1QC5
Partenaire : BETHESDA ONG
B, Cotonou
Langues :
Francais
Type d’intervention : Formation pour adultes
Compétences : Management des organisations
Nombre attendu de volontaire(s) sur la mission : 1
Durée : 2 semaines
Mission disponible toute l’année
Consulter le(s) rapport(s) des volontaires partis sur cette mission