Amélioration de l’accueil au sein de l’Organisation

Fournir aux participants des compétences pratiques pour accueillir, guider, informer les usagers des différents services de l’ONG et organiser plus efficacement leur secrétariat.

Le Département Développement Communautaire et Assainissement du Milieu, les Service de l’hôpital, le Service de Promotion de l'Epargne Crédit à Base Communautaire(Pebco), la Mutuelle de santé, le collège et le siège de l’ONG comptent chacun un secrétariat responsable de l’accueil des usagers. Ils sont environ une cinquantaine par jour à se présenter auprès de ces services. La formation devra inclure des séances sur:
- l'accueil physique ou par téléphone des usagers
- le traitement de leurs demandes et l'orientation de façon plus efficace et rapide vers les personnes compétentes.
- la rédaction de courriers, leur réception et leur traitement.
- le classement et la transmission de l’information.

Le/la volontaire devra également conseiller Bethesda pour la finalisation de la charte d'accueil de leur nouveau service.

Bethesda souhaiterait faire bénéficier à ses secrétaires d'une formation qui leur permettrait d’améliorer l'accueil de leurs usagers. Cela leur permettra d’améliorer la qualité de l’accueil et d’améliorer également les relations entre le secrétariat et les autres services. Plusieurs membres de Bethesda se sont inscrits pour suivre une formation en accueil (entre 40 et 50). C'est pour cela que plusieurs missions seront nécessaires : chaque volontaire aura a sa charge un groupe différent.

La mission se déroulera dans les locaux de Bethesda. La mission se déroule le matin de 8h30 à 13h. L'après-midi est réservée à des tutorats. Les horaires seront confirmés après discussion avec le/la volontaire et les participants.

Le ou la volontaire devra avoir des compétences en secrétariat, gestion de standard, et d'accueil de personnel.

ONG BETHESDA

Les participants seront les salariés de l'ONG qui sont en contact avec les usagers (secrétaires, assistants de l’ONG mais aussi l'équipe médicale...). Ils parlent et écrivent bien le français. La liste précise des bénéficiaires et leurs attentes sera communiqué au/à la volontaire deux semaines avant la mission. Les participants seront divisés en deux groupes différents.