Formation planning et au montage de budget

Renforcer les capacités de l’ensemble du personnel de l’Alliance Française à la création de planning et au montage de budget. Tous les ans, l’Alliance Française se doit de planifier les activités annuelles en vue de réaliser ses budgets prévisionnels qui garantissent l’équilibre financier. Actuellement, les plannings sont réalisés par le directeur avec l’appui de chaque chef de département. Les chefs de département définissent dans un premier temps les dates et les activités, et dans un second temps, le directeur vérifie l’exactitude et finalise le document (omissions possibles, mise en page). Pour créer les plannings, plusieurs réunions ont lieu avec les chefs de département : -1- Listing des choses à planifier en fonction du département (ex : liste des cours à placer en pédagogie, réunions pédagogiques, examens, manifestations culturelles, activités en lien avec la bibliothèque…) -2- Définition des dates -3- Réalisation des documents pour le comité et les différents services. Il est à noter que les plannings pédagogiques, culturels et de la bibliothèque sont prioritaires car nécessaires pour réaliser les plannings de la communication et établir les budgets. Les réunions se déroulent de manière individuelle avec chaque chef de département (communication-culturel / Bibliothèque / Pédagogie / administration-comptabilité / maintenance / gardiennage / entretien). La présentation des plannings et du budget, se réalisent en revanche, dans le cadre de réunions collectives auprès du comité et du personnel. Actuellement, les chefs de départements ne sont pas autonomes quant à la création de planning et au montage de budget. Le personnel manque de capacités d’anticipation et de planification. Les plannings présentés au Directeur sont souvent incomplets (en règle générale environ 40% des éléments sont oubliés) et les budgets prévisionnels correspondent donc insuffisamment au réel. L’équipe est ainsi fortement dépendante du Directeur expatrié, ce qui est handicapant lorsque le Directeur s’absente ou lors de passation entre 2 Directeurs (actuellement la Directrice a fini son contrat en août et n’a pas encore été remplacée, faute de candidat). Cette situation n’est également pas durable, le poste de Directeur expatrié étant soumis au maintien du partenariat avec l’Ambassade de France. De plus, en tant qu’association de droit local, l’autogestion du personnel et son autonomisation est un objectif prioritaire de l’Alliance Française d’Ambatondrazaka. Les formations organisées par la délégation générale (une trentaine en 5 ans) vont dans ce sens : formations pédagogiques, formations en animation de bibliothèque, formation en informatique (avec Planète Urgence) et formation en services de secrétariat. Cette formation sur le montage de budget et l’élaboration de planning n’est pas organisée par la Délégation de l’Alliance Française. Dans ce contexte, il s’agit de donner à l’équipe les clés et les outils pour la planification et la budgétisation afin de l’autonomiser et pallier la possible absence de directeur ou les vacances de direction
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Le/la volontaire encadrera le personnel et plus particulièrement les chefs de département pour leur donner les clés nécessaires à l’élaboration d’un planning et à l’établissement d’un budget, en vue de leur autonomisation Le/la volontaire proposera des outils et une méthodologie permettant de renforcer la capacité d’anticipation, de planification et de budgétisation de l’équipe. A l’issue de cette formation, l’équipe de l’Alliance Française sera en mesure de planifier aussi bien les activités administratives, pédagogiques, culturelles que celles en lien avec la bibliothèque et la communication de l’année suivante, en vue d’établir un budget prévisionnel. Si elle atteint ses objectifs, cette formation contribuera à responsabiliser et à davantage impliquer l’équipe dans un projet qu’elle a réalisé en autonomie. Le/La volontaire aura à sa disposition les plannings et les budgets de l’année en cours. Il/elle pourra s’appuyer sur ces documents existants, afin d’accompagner l’équipe sur le travail pour l’année suivante. Les séances s’articuleront entre théorie et pratique. La formation pourra avoir lieu en deux temps : la deuxième mission permettant d’analyser les applications des acquis, trois mois après la première mission.
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Compétences du/ de la volontaire : Le/la volontaire devra avoir d’importantes compétences organisationnelles Le/la volontaire devra savoir réaliser des plannings annuels Le/la volontaire devra avoir de l’expérience dans la réalisation de budgets Le/la volontaire devra faire preuve d’ouverture d’esprit et de patience dans un contexte avec des ressources et des activités limitées.
Les déplacements quotidiens de l'hôtel jusqu'au lieu de mission s’effectueront à pied (5 minutes) La mission se déroulera du mardi au samedi, sur les horaires d'ouverture de l'Alliance. Les participants pourront être divisés en deux groupes selon leur niveau et la spécificité de leurs besoins (à établir au moment de la préparation de la mission avec le / la volontaire, et à confirmer une fois sur place, lors de la réunion de cadrage de la formation). Idéalement, la mission se déroulera en septembre ou octobre 2015.
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Personnel de l'Alliance Française
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Sept personnes de l'Alliance Française participeront à la formation. Quatre d'entre eux doivent participer à la fois à la planification des activités et à la budgétisation: - RANDRIANARISOA Haingotiana Frédérica, bibliothécaire -SANDAFIFALIANA Deraina Tamby, secrétaire-Comptable -RANDRIANERA Andrianarisoa, informaticien assistant communication et culturel - RANDRIANABO Lantomalala, coordinatrice pédagogique, 3 personnes sont concernées uniquement par le travail de budgétisation : - RANDRIAMAMONJISOA Salomona, agent de maintenance - RABEMANANTSOA gardien - RASOAVINAMPIANA Danieline Jeannette, femme de ménageLes bénéficiaires n’ont reçu aucune formation dans ce domaine à ce jour. Les 4 personnes participant à la planification et à l'élaboration des budgets ont un niveau de français courant. Les 3 autres personnes ont un niveau de français entre débutant et intermédiaire.
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Congé solidaire
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L’Alliance Française d’Ambatondrazaka, association de droit malgache créée en 1977 par un groupe de notables locaux, s’est donné pour objectifs la diffusion de la langue française et des cultures francophones, mais aussi plus largement le soutien à l’accès à la culture dans son ensemble. A Madagascar, le français est une des langues officielles et constitue donc un élément essentiel tant dans la progression sociale de la population que dans la vie culturelle. Par ailleurs, étant donné le manque de structures existantes pour l’accès à l’information et à la culture, cet accès reste limité pour la population d’Ambatondrazaka. L’Alliance Française répond donc à de véritables besoins locaux. La ville est le chef-lieu de la région de l’Alaotra-Mangoro, souvent désignée comme étant le principal « grenier à riz » de Madagascar. Elle compte environ 80 000 habitants et l’activité est principalement orientée vers l’agriculture. Au fil des années, l’Alliance Française de cette commune s’est professionnalisée et les bénévoles sont progressivement devenus des salariés formés à répondre aux besoins de la structure et grâce à l’appui financier de l’Ambassade de France. L’Alliance française d’Ambatondrazaka compte 1000 adhérents chaque année et les 150 apprenants assistant aux cours de français chaque trimestre. Il s’agit en majorité de lycéens et de collégiens qui viennent chercher à l’Alliance un lieu pour progresser en français, s’informer et occuper utilement leur temps libre. Dans le contexte Malgache, où la culture est assez difficile d’accès, l’Alliance Française organise régulièrement des activités culturelles telles que concert, lectures de poésie, spectacles de danse ou de théâtre,( il s’agit d’évènements gratuits ) Le public touché par ces évènements est très divers parmi la population de la ville et de ses environs ; on compte en moyenne 500 visiteurs par activité. Les familles des adhérents bénéficient indirectement de ce type d’actions et de l’implication de membres de leur famille dans les activités de l’Alliance. L’Alliance Française d’Ambatondrazaka bénéficie de l’appui technique de la Délégation Générale des Alliance Françaises à Madagascar ainsi que de l’appui financier de l’Ambassade de France qui prend la forme d’une subvention annuelle. A ces soutiens s’ajoutent un partenariat avec Orange Madagascar pour la fourniture d’accès Internet et un appui financier pour l’organisation de la fête de la musique, et un partenariat avec Canal Sat. pour la fourniture gratuite de la télévision par satellite. Enfin, un partenariat avec l’entreprise de distribution de boissons « Star » permet à l’Alliance de bénéficier de l’acheminement gratuit de livres depuis la capitale du pays. Au niveau local, l’Alliance a conclu des partenariats avec deux radios et une télévision pour assurer sa communication et avec un hôtel et un restaurant pour réduire le coût des per diem des artistes qu’elle reçoit. L’Alliance française d’Ambatondrazaka compte 14 salariés, dont 7 professeurs vacataires, 1 responsable d’Annexe vacataire, 2 gardiens, 1 femme de ménage, 1 bibliothécaire, 1 informaticien assistant culturel et communication et 1 secrétaire comptable. Elle peut également compter sur l’appui de 7 bénévoles (la responsable du Centre Local d’Echanges Francophones les Animateurs des clubs). L’Alliance reçoit de ses membres le paiement d’une adhésion à hauteur de 3000 Ariary (1,1 Euro) à 6000 Ariary (2,2 euros) par an, et 20 000 Ariary pour 30 heures de cours généraux de français ou 25 000 Ar pour 40 heures de préparation au Diplôme d’Etudes en Langue Française ou Diplôme Approfondi en Langue Française (DELF/DALF). Son budget annuel est d’environ 20 000 Euros, dont 15 000 euros de ressources propres, 3000 euros de subventions de l’Ambassade de France et 200 euros de subventions de sponsors.
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Le/la volontaire sera accueilli/e à l’aéroport par un chauffeur mandaté par Planète Urgence, muni d’une pancarte et d’un gilet au logo de Planète Urgence, qui l’emmènera jusqu’à son hôtel situé dans le centre historique de la capitale Antananarivo. Un chauffeur le/la conduira le lendemain à Ambatondrazaka (environ 8 à 9 heures de trajet).
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Antananarivo [Ivato]
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A Ambatondrazaka, le/la volontaire logera à l’Hôtel Belle Rive, partenaire de l’Alliance Française, où il/elle prendra son petit-déjeuner. Il/elle prendra ses repas au restaurant Le Soleil, également partenaire de l’Alliance Française.
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Le/la volontaire disposera d’une salle de formation. Un vidéoprojecteur et six ordinateurs connectés à Internet et avec le Pack Office 2007 seront disponibles pour la mission Il/elle aura accès aux plannings et budgets de l’année en cours. Le/la volontaire pourra apporter des fiches méthodologiques pour la réalisation de plannings et de budgets. Eventuellement, un résumé écrit de la formation pourra être laissé à l’Alliance.
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