Formation en archivage pour une association d’aide au développement

La formation a pour objectif principal de renforcer les potentialités de l’équipe chargé des archives de Bethesda ONG afin d’assurer un bon suivi des archives de l’ONG.

Cette mission aidera l’équipe à bien ranger les documents, bien les enregistrer afin de faciliter une recherche rapide en cas de besoin.
Il est en effet difficile actuellement de trouver des documents dans un délai raisonnable.
De plus, les documents numériques créent de sérieux problèmes à l’équipe chargé de sa gestion.

Les problèmes rencontres sont entre autres :
• Difficultés d’accès facile et rapide aux documents après un temps ;
• Risque de perte ou de fuite des documents ;
• Manque de sécurité et d’espace destiné à la conservation des archives.

Nous souhaitons organiser cette formation afin de pérenniser le patrimoine documentaire (numérique et papier) de l’ONG et de faciliter son exploitation dans la conduite courante des activités. Aussi, d’avoir un accès facile et rapide aux documents et dossiers en temps utile.
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Le/la volontaire s’attachera à former les participants sur les techniques modernes de gestion des archives d’une organisation.

Après cette mission les participants doivent être en mesure de :
• Bien classer les documents ;
• Repérer aisément les documents pour l’ONG ;
• Sécuriser tous les documents de l’ONG ;
• Savoir quel document détruire ou non et à quel moment etc.
• Savoir faire l’archivage électronique

Plusieurs missions avec des volontaires différents sont nécessaires pour cette mission.
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Les membres de l'ONG béninoise Bethesda
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Congé Solidaire;Mission Solidaire
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L’ONG Bethesda est une organisation confessionnelle béninoise. Fondée en 1990, dans un contexte politique et socio-économique difficile, l’ONG s’est investie d’abord dans l’accès à la santé des populations défavorisées. Elle gère aujourd’hui un hôpital effectuant environ 100 000 consultations par an. En complément du curatif, l’ONG s’est ensuite engagée dans la prévention des maladies et la sensibilisation des populations aux questions d’hygiène. Dans cette optique, elle se dote en 1993 d’un nouveau département de « développement communautaire et Assainissement du Milieu », le DCAM, qui accompagne quinze communes de la région en matière de politique d’urbanisme et surtout au niveau de la gestion des déchets. Le collège qu’elle a ensuite fondé promeut une approche intégrée du développement et met l’accent sur la santé et le développement socio-économique. En effet l’accès aux services de tous reste un problème. Le coût des services est un des obstacles majeurs. C’est pour cela qu’elle s’agrandit à nouveau en 1996. Afin de répondre aux demandes de crédit des populations, elle fonde une banque communautaire gérée par le nouveau département de la Micro Finance et de Promotion d’Epargne-Crédit à Base Communautaire (PEBCo). Elle crée ensuite la Mutuelle de santé de Cotonou sur aide de l’Union Européenne. L’action de Bethesda a été reconnue : l’ONG a reçu de nombreux prix dont celui du projet de développement le plus innovant en 2007, prix japonais. Elle intervient dans quatorze communes du pays et son siège est à Cotonou.
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L’accueil à l’aéroport et le transport du lieu d’hébergement au lieu de travail sera assuré par l'ONG.
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Cotonou [Cadjehoun]
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Le/la volontaire sera logé à l’hôtel Capricorne, quartier Houénoussou, 8ème arrondissement de Cotonou, à 10 mn de lieu de la formation. Le petit déjeuner sera pris à l’hôtel. Le déjeuné et le dîner à l’hôtel ou ailleurs sous la supervision du partenaire. Le/la volontaire disposera d’une chambre individuelle avec salle de bain, WC individuel, électrifiée, lit avec moustiquaire.
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La salle mise à disposition pour la formation est un des locaux de l’ONG Bethesda. Elle est équipée en matériels de formation comme tableau-ardoise, paperboard, vidéo projecteurs, autres. Le/la volontaire est libre de venir avec le matériel qu’il juge nécessaire pour atteindre l’objectif de la formation.
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