Formation de l’équipe de l’ONG Enda aux logiciels bureautique

L’informatique occupe une grande partie du travail de l’organisation : conception d’outils de travail, conception des supports de communication, conception des budgets et analyses des données résultantes, suivi des budgets alloués à chaque projet, conception des rapports (écrits, financiers) à visées interne et externe. Depuis avril, la gestion budgétaire a été déléguée par la Directrice aux 9 coordinateurs : cette nouvelle tâche rend d’autant plus nécessaire un renforcement de capacités sur Excel. Dans ses activités, le personnel intervient également beaucoup sur la dimension sensibili sation (gestion des déchets, accès à des latrines hygiéniques, accès à un logement décents, lutte contre la violence conjugale) du grand public autant vis-à-vis des partenaires qu’au niveau des bénéficiaires. Ce type de communication lors de réunions restreintes ou élargies nécessite le recours au logiciel PowerPoint. La formation à ce logiciel fait partie des principaux besoins de l’équipe, afin d’améliorer la qualité et la clarté des supports. Le renforcement de capacités en informatique a ainsi été soulevé par le personnel d’Enda lors d’une identification de besoins en formation. Cette formation se fait généralement auprès de grandes écoles locales, sous forme de formation continue, allant de 3 à 12 mois, à des frais élevés. Ces conditions ne correspondent pas aux besoins professionnels et à la disponibilité du personnel d’Enda qui a donc fait appel à Planète Urgence.
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Le/la volontaire, expert dans le domaine de la bureautique, sera également compétent(e) pour transmettre ses savoirs faire. La formation sera construite sous forme de modules, qui seront définis en amont entre le/la volontaire, la Directrice de Enda et la Responsable administrative et financière. La mission se déroulera sur deux sites : à Antananarivo la première semaine et à Majunga la deuxième semaine Les participants seront divisés en deux groupes de niveau : le groupe de niveau 1 composé par les animateurs maitrisent très peu l’outil informatique, le groupe de niveau 2, composé par les coordinateurs de projet et les responsables de volet, maitrisent les bases et ont besoin d’un renforcement de capacités, sur Excel notamment. Compte tenu de la charge de travail quotidienne des participants, le groupe de niveau 1 suivra 3 heures de formation par jour (1 ou 2 modules par jour) et le groupe de niveau 2 suivra 1h30 de formation par jour (1 module par jour) Les deux groupes seront distincts. Un travail sera fait directement avec le formateur, afin de créer des modules indépendants, dont les prérequis pour le suivre seront préciser en amont aux participants. Plusieurs missions seront effectuées successivement par différents volontaires. La formation portera sur : 1. Les fonctionnalités de Word (pour le Niveau 1(participation ouverte au maximum à 15 personnes) o Travaux de mise en page pour la rédaction des rapports (sommaire et pagination, tabulation, en tête et pied de page, références...) ; o Mieux exploiter les fonctionnalités de Word. 2. Les fonctionnalités d’Excel Niveau 1 : Les bases Excel (participation ouverte au maximum à 15 personnes) o Environnement Excel ;, o Acquérir les principes de base ; o Savoir saisir une formule de calcul simple : les 4 opérations ; o Utiliser une fonction de base : somme, Min, Max, Moyenne, Nb, Si... Niveau 2 : Les fonctions avancées d’Excel o Visualiser et interpréter les données (graphiques, ...) ; o Construire et interpréter un tableau croisé dynamique et un graphique croisé dynamique ; o Les fonctions utiles à la gestion de grande base de données ; o Les fonctions utiles au suivi financier (à partir d’un journal, suivre les dépenses, les analyser, les prévoir ; analyser et comparer dépenses et prévisions et trésorerie) ; o Utiliser les macros, créer des fichiers protégés pour ses collaborateurs. 3. L’utilisation de Power Point Niveau 1 : Les bases de Power Point o Environnement et fonctionnalités du Power Point ; o Concevoir une présentation, incorporer des objets et animer les diapositives. 4. Internet et Outlook Niveau 1 : o Comment exploiter internet : rechercher les informations au plus vite ; o Communiquer via les réseaux sociaux : skype, facebook, twitter,... ; o Utiliser Outlook et gérer une boîte email. A l’issue de la formation, les participants auront renforcé leurs compétences en traitement de texte, ’Excel, Power Point, internet, et Outlook. Ils pourront les mettre directement en pratique dans le cadre de leurs fonctions.
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La mission est organisée pour l’équipe à Antananarivo la première semaine. La deuxième semaine sera destinée à l’équipe à Majunga. A Antananarivo, la formation se déroulera au siège de l’ONG ENDA OCEAN INDIEN, adresse : Lot IIIK 46 H Antetezanafovoany, Antananarivo 101, Madagascar. La mission pour l’équipe d’Enda à Majunga se déroulera à Mahajanga, ville de 250 000 habitants située à 550 km au nord-ouest d’Antananarivo, au bord du canal du Mozambique. La mission pourra se tenir dans les locaux d’Enda OI à la Voirie ou au site à Maroloka. La mission se déroulera du lundi au vendredi de 9h 30 à 12h30 le matin et de 14h à 16h l’après midi, soit 5h par jour.
La formation pourra avoir lieu tout au long de l’année, de préférence, entre le mois d'octobre 2014 et le mois de novembre 2014.
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Le personnel d’Enda OI
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La formation est destinée au personnel d’Enda OI, basé à Antananarivo et à Majunga. Les participants seront les coordinateurs de projets (niveau 2), les responsables de volet (niveau 2), et les animateurs (niveau 1). Il y aura 20 bénéficiaires à Antananarivo, dont 15 femmes et 5 hommes (6 coordinateurs et 2 responsables de volets concernés par le niveau 2) et 20 bénéficiaires à Majunga dont 9 femmes et 11 hommes (3 coordinateurs et 2 responsables de volets concernés par le niveau 2). Ils ont en moyenne 34 ans. Les personnes de niveau 1 maitrisent très peu l’outil informatique. Les personnes de niveau 2 maitrisent les bases et ont besoin d’un renforcement de capacités, sur Excel notamment.Les participants ont un niveau de diplôme entre Bac et Bac+4. Ils ont une bonne maîtrise du français, qui est leur langue de travail. Aucun d’eux n’a reçu de formation en bureautique auparavant.
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Congé solidaire
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Enda océan indien est une antenne autonome de l’ONG internationale enda tiers-monde dont le siège est à Dakar, Sénégal, créée en 1972 par M. Jacques Bugnicourt, un homme politique français. L’antenne Océan Indien a été créée à Antananarivo en 1996. Enda OI intervient en milieu urbain dans les bas quartiers (bidonvilles) dans une logique constante de réponse et d’accompagnement d’initiatives locales afin de lutter contre la pauvreté et contre l’exclusion sociale, avec pour objectif de promouvoir une vision de la ville ouverte à chacun, y compris aux populations les plus démunies. Depuis sa création, l’ONG a œuvré pour la réinsertion sociale et professionnelle des jeunes en situation difficile, la formation des acteurs sociaux, l’amélioration de l’habitat des familles très démunies et la gestion des ordures ménagères, la lutte contre les violences conjugales. Enda intervient principalement dans les bas quartiers d’Antananarivo. Quartiers facilement inondables où les infrastructures publiques en matière d’assainissement, de santé et les services publics, d’habitation sont faiblement présents. Ces endroits se trouvent souvent surpeuplés. Elle compte également une Antenne dans la ville de Mahajanga, ville secondaire de Madagascar durement touchée par la crise politique et économique de 2009 qui a entrainé la fermeture de nombreuses usines, entrainant une augmentation du chômage, du secteur informel et une forte paupérisation des habitants. Près de la moitié des urbains vivaient alors en dessous du seuil de pauvreté. Aujourd’hui à Antananarivo et Mahajanga, Enda OI met en œuvre six programmes principaux qui sont l’accompagnement des jeunes en situation difficile vers la réinsertion sociale et professionnelle (depuis 1996), la formation des travailleurs sociaux (depuis 1998), la prévention et la lutte contre la violence conjugale (depuis 2008), l’assainissement durable des quartiers (depuis 2005) , l’amélioration de l’habitat des familles démunies (depuis 2001) et depuis novembre 2013 après une phase d’étude de deux ans un projet d’lhôtel école qui forme des jeunes en difficultés à devenir des professionnels en hôtellerie. Les bénéficiaires de l’action d’ENDA OI sont, à fin janvier 2014 - 500 familles soutenues par le projet d’amélioration de l’habitat, - 60 familles suivies dans le cadre du projet d’accès aux latrines, - 500 emplois créés grâce à la mise en place de comité de pré-collecte des déchets, - 300 jeunes en moyenne fréquentent régulièrement nos 4 centres d’accueil de jour, - 300 femmes victimes de violences conjugales accompagnées annuellement par Enda ou une autre structure, membre du réseau, formée par Enda, - 25 jeunes en formation à l’hôtel-école. Enda reçoit un soutien financier de bailleurs multiples : Union Européenne, AFD, Ville de Paris, Fondation Auteuil, Fondation Pro Victimis, Helvetas, Lyon’s club, Fondation Nicolas Hulot, Ircod. ENDA OI bénéficie également de soutien matériel, technique ou autre grâce au partenariat avec des établissements divers qui sont intéressés par le projet : Holcim, Carlton. Au total, 135 personnels travaillent aujourd’hui pour ENDA OI à Madagascar, dont 110 au siège à Antananarivo et 20 auprès de l’antenne de Mahajanga. L’un d’entre eux est bénévole, tous les autres sont salariés.
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A l’arrivée du/de la volontaire à l’aéroport international d’Antananarivo, un chauffeur mandaté par Planète Urgence l’accueillera. Il le/la conduira à la Maison des volontaires (Durée du trajet : 40 minutes) La première semaine se déroulera à Antananarivo et la deuxième semaine à Majunga. Le transfert vers Majunga se fera le samedi ou le dimanche, à la fin de la première semaine, par une compagnie de minibus », qui propose des véhicules vérifiés, climatisés et un départ à l’heure.. Le voyage dure 8 heures. A Majunga, le jour de l’arrivée du volontaire, un membre de l’équipe, muni d’une pancarte, assurera l’accueil, et le conduira à son hôtel, avec le taxi prestataire d’Enda. A Antananarivo et à Majunga, chaque jour, le transport entre le lieu d’hébergement et le lieu de mission se fera avec un taxi ou un véhicule de location, choisi par Enda. A la fin de la mission, le/la volontaire partira de Majunga le samedi, pour retourner à Antananarivo.
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Antananarivo [Ivato]
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A Antananarivo, le / la volontaire sera hébergé(e) à la Maison des Volontaires située dans le centre historique de la capitale Antananarivo. Il /elle pourra y prendre tous les petits déjeuners ; les repas du midi seront pris soit sur le lieu de mission soit dans des restaurants locaux à proximité, avec des membres de l’équipe d’Enda. Pour le dîner, il y a plusieurs restaurants aux alentours de la Maison des Volontaires ; le/la volontaire sera accompagné(e) sur le trajet par le gardien de la Maison. Il est également possible de cuisiner à la Maison des volontaires. A Majunga, le/la volontaire sera logé l’hôtel « Chez Madame Chabaut », qui dispose d’une chambre tout confort. Il prendra tous ses repas à l’hôtel, sauf le midi, s’il le souhaite : il pourra déjeuner avec les participants soit à la cantine, soit dans un petit restaurant type « gargote », à proximité.
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A Antananarivo, la formation aura lieu dans la salle de formation d’Enda OI, comprenant un tableau blanc, un tableau à flip charts, un ordinateur pour 3 participants. A Majunga, le bureau dispose d’une salle de réunion ventilée avec un tableau blanc. Le bureau est équipé de six ordinateurs (Windows 2007), deux imprimantes, deux vidéoprojecteurs, deux tableaux à craies. Les matériels disponibles sont: des flip charts, des markers, un vidéo projecteur, un lap top, un tableau.
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