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Formation à la numérisation du fonds documentaire d’une bibliothèque

Former l'équipe du CEW à la numérisation et au classement des documents de leur bibliothèque Le CEW dispose d’une bibliothèque spécialisée dans les questions d’environnement, de gestion des ressources naturelles, forêts, biodiversité et compte plus de 1 500 titres. Un recueil physique et informatisé permet au lecteur de parcourir la liste des documents et d’identifier le titre qu’il souhaite consulter avec ses références. Les références sont le système de codification des documents : cette codification combine le domaine thématique, le n° d’ordre et le n° de box du classeur concerné. Les références sont reportées sur un registre avec les coordonnées du prêteur. Les secrétaires du CEW, sur la base de ces références, sortent le document sollicité qui est ensuite consulté sur place. Cette consultation est ouverte à tous mais payante : 6000 FCFA (9.15€) / an, avec une disposition particulière pour les étudiants de 500 FCFA (0.76€) par jour de consultation. Les étudiants sont d’ailleurs parmi les plus nombreux avec cls chercheurs professionnels, des représentants des ONG et des consultants. Le prêt à domicile n’est pas encore institué, faute d’un système pouvant permettre d'éviter les pertes ou rétention de documents. Une vingtaine de lecteurs visitent la bibliothèque mensuellement. Pour l’instant les documents sont consultés physiquement sur place. Afin d'éviter des pertes de documents originaux difficilement reproductibles ou disponibles en exemplaires uniques, il est envisagé de passer progressivement à une bibliothèque numérique. Le besoin de numériser est également né de la crainte des risques d’incendie et du fait que certains documents sont sollicités au même moment par plusieurs lecteurs : le premier arrivé prive les autres de la possibilité de les consulter. L’objectif du projet est de trouver une technique pour filmer les documents, les regrouper en fichier PDF et concevoir un système d’archivage et de codification de ces documents dans une une base de données. La bibliothèque numérique sera constituée de l’ensemble des documents numérisés et stockés dans un ordinateur qui ne sera utilisé qu’à cette fin. Les documents seront également stockés dans un disque externe de sauvegarde. Les titres de bibliothèque numérique seront mis en ligne pour des besoins de publicité, mais le lecteur devra se rendre au sein de l’organisation pour les consulter. L’impression des documents sera payante : toutefois, la vente des impressions ne concernera pas les documents protégés par les droits d’auteurs. Le travail de scan des documents va représenter un temps considérable. Aussi, la priorité sera d’abord accordée aux documents originaux dont la disparition représenterait une perte irrémédiable. Par exemple, le CEW posséde le compte rendu de la toute première réunion interministérielle chargée de réfléchir au plan d’utilisation du territoire national qui a donné lieu au plan de zonage forestier plus connu des milieux de l’environnement. D’autres documents à scanner en priorité sont les conventions et textes de lois, les rapports d’ateliers et de projets, les publications du CEW et des chercheurs associés.
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Le volontaire formera le personnel et initiera le processus qui ira par la suite progressivement. Les compétences manquantes au CEW sont celles liées à la technique de scanning, d’archivage et de codification des fichiers à travers une base de données facile d’utilisation. ll devra former l’équipe du CEW à la mise en place de la bibliothèque numérique et à l’utilisation de la base de données. Ensuite, ce seront aux membres du CEW de scanner et classer les documents. Le volontaire formera également les participants aux systèmes modernes de gestion de bibliothèque (codification des documents, conditions d’abonnement, gestion des prêts de documents...) . Si la gestion actuelle de la bibliothèque du CEW ne rencontre pas de problèmes majeurs, l’équipe souhaiterait tout de même recevoir des suggestions afin de rendre ce centre de documentation plus attractif et plus innovante dans son fonctionnement.
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OUI
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Congé solidaire
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Le personnel du CEW
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2 hommes et 3 femmes, salariés du CEW : 1/ Ndongmo Jacques Romain, bonnes bases en informatique mais pas de compétence en bibliothèque numérique, 2/ Tiomo Dongfack Emmanuel, assez bonnes connaissances en informatique mais pas de compétence en bibliothèque numérique, 3/ Beng Rosy, Secrétaire, assez bonnes connaissances en informatique mais pas de compétence en bibliothèque numérique, 4/ Feugue Simone, Secrétaire niveau BEPC, assez bonnes connaissances en informatique mais pas de compétence en bibliothèque numérique, 5/ Stagiaire (qui doit être recruté prochainement par le CEW).1/ Ndongmo Jacques Romain, Maîtrise de droit privé, coordonne les tâches administratives du CEW, salarié avec une expérience de 7 ans au CEW 2/ Tiomo Dongfack Emmanuel, Maîtrise de Géographie, option gestion des ressources naturelles, consultant permanent au CEW depuis 2 ans. 3/ Beng Rosy, Secrétaire, niveau Baccalauréat +2, salariée avec une expérience de 4 ans au CEW, gère la bibliothèque, 4/ Feugue Simone, Secrétaire niveau BEPC, salariée avec une expérience de 4 ans au CEW, gère la bibliothèque. 5/ Une stagiaire du CEW.
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Cameroon Environmental Watch (CEW) est une ONG camerounaise engagée en faveur d'une gestion durable des ressources forestières, dont le siège est à Yaoundé. L’association rassemble à sa création, en 1997, 5 enseignants et universitaires inquiets de l’échec de l’application de la loi forestière de 1994, échec menaçant gravement la biodiversité exceptionnelle du pays. Dés lors « Cameroon Environmental Watch » (Observatoire de l’environnement du Cameroun) se fixe pour mission de contribuer à l'application de normes et bonnes pratiques en matière d'exploitation durable des ressources forestières en y associant, notamment, les populations locales. Le CEW estime, à juste titre, que la gestion durable des ressources forestières repose sur la capacité des parties prenantes à créer ensemble des synergies respectueuses des réalités locales. L’organisation intervient de concert avec les administrations techniques, les institutions et organisations internationales, la société civile et les populations locales pour la mise en oeuvre des projets dans ses zones d’intervention : o toute la zone de forêt dense humide pour le projet "Observateur indépendant", o la région du Sud Cameroun pour le projet de soutien à la gestion durable des concessions forestières, o le sud-est pour le projet de suivi de la chasse et de la circulation des produits fauniques, o le massif de Ngog Mapubi-Dibang pour le projet d’écotourisme, o le sud-ouest pour le projet portant sur les zones de chasse communautaire adossées au parc national de Korup. Le CEW mène des actions variées dans différents domaines : o le suivi de l'exploitation forestière par la cartographie et les Systèmes d’Informations Géographiques et la promotion de la certification du bois, o l’appui à la gestion durable des ressources fauniques et à la lutte contre le braconnage, o le développement local participatif, la sensibilisation et l’accompagnement des populations. Le CEW est membre fondateur du Global Forest Watch-Cameroon, initiative du World Resources Institute-Washington, membre du Forest Stewardship Council (FSC), de l'Union Mondiale pour la Nature (UICN) et du Comité National Camerounais de Lutte contre le Braconnage. Parmi les partenaires actuels du CEW, on compte Le Ministère des Forêts et de la Faune, l’UICN, le WWF, Le Global Forest Watch, Planète Urgence, AGRECO (association belge dont la principale motivation est la constitution d’un pôle de compétences de référence dans le domaine de la conservation et de l'utilisation rationnelle des ressources naturelles - http://www.agreco.be/HomeFr.asp), l’Union Européenne à travers son Programme d’Appui à la Structuration de la Société Civile au Cameroun (PASOC) qui a financé ses activités de plaidoyer pour l’amélioration du cadre juridique de la gestion des ressources fauniques au Cameroun, et enfin l’Université de Göttingen (Allemagne). En 2010, le CEW compte 20 membres rassemblant les membres fondateurs, les membres actifs et des volontaires.
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Le volontaire sera accueilli à l’aéroport par une équipe du CEW et le transport jusqu’à l’hôtel se fera dans le véhicule du directeur de la structure. Tous les autres trajets (hôtel - lieu de formation) se feront en taxi.
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Yaounde [Nsimalen International]
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Le volontaire sera logé à l’hôtel non loin du lieu de travail. La chambre comprend un lit simple sans moustiquaires, un matelas, des draps et des oreillers. Les sanitaires sont individuels : WC et douche avec eau froide. Le petit déjeuner sera servi dans le restaurant de l’hôtel le matin, le déjeuner dans un autre restaurant proche du lieu de travail et le repas du soir à l’hôtel ou ailleurs selon les préférences du volontaire.
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Sur place, le volontaire trouvera un bureau et 3 ordinateurs sur lesquels il pourra travailler. En ce qui concerne la formation, il pourra la dispenser dans la salle de formation du CEW. Outre les données, le matériel mis à sa disposition comporte entre autres un flipchart, un vidéo projecteur, etc
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