Audit et formation en système de base de données

Le Samu social assure le suivi de ses campagnes de santé sur le terrain grâce à l’utilisation du logiciel Access. Le logiciel permet de tenir un registre de toutes les activités. Cependant l’équipe n’est pas formée á l’usage de ce logiciel et ne sait pas en tirer tous les avantages.

L’objectif du projet est, dans une première étape, de faire un audit sur les besoins de Samu afin de déterminer si Access convient à leur travail. En fonction de l’évaluation du volontaire, l’équipe de Samu sera formée à Accès ou à un autre logiciel plus adapté, proposé par le volontaire afin de pouvoir réaliser et exploiter leur base de données.

Le Samu Social a mis en place un processus d’enregistrement des activités et des soins dispensés afin de pourvoir suivre l’évolution des actions menées auprès des bénéficiaires et en établir un registre. Pour cela ils utilisent le logiciel Access qui leur permet de créer des bases de données.

Les données consignées sont :
- Nombre de personnes prises en charge
- Nombre d’acte prise en charge
- Nombre de maraude, et sortie de l’équipe mobile
- Quantité de prise en charge au module
- Nombre de réunions de travail et description des participants
- Dérivation et accompagnement de personne
- Activité de sensibilisation (date lieu, thème, nb de participant, enfant adulte)
- Nombre de campagne de santé
- Nombre de formation pour l’équipe interne et pour les partenaires de santé ou avec les communautés

Ce sont les coordinateurs terrain qui sont en charge de remplir les bases de données. Les données sont d’abord recueillies par écrit sur des formulaires de papier puis rentrées sur l’ordinateur avec le logiciel Access.
A partir des informations recueillies l’équipe administrative peut suivre les activités des équipes sur le terrain, rédiger des rapports mensuels de suivi d’activité, les rapports trimestriels pour les bailleurs de fonds du Samu ainsi que les rapports annuels.

Les rapports trimestriels sont particulièrement importants car ils permettent de justifier les financements auprès des bailleurs. Chaque bailleur demande un schéma bien précis de rapport auquel le directeur doit s’adapter. Les bailleurs financent chaque trimestre l’association et c’est l’envoi du rapport trimestriel qui permet de déclencher le financement trimestriel.

Les données récoltées permettent aussi des faires des études sur la zone et d’obtenir des statistiques. A partir de ces informations il est possible de réaliser de meilleurs diagnostiques et mettre en place des processus de systématisation. Les statistiques permettent également de communiquer sur les actions menées par le Samu Social Pérou et mesurer les avancés et impacts. Par exemple le Samu Social Pérou a pu évaluer concrètement la baisse du taux d’anémie chez les enfants de la zone d’intervention et cela permet de justifier les actions de l’association par rapports aux Ministère de la Santé ou la municipalité.

L’enregistrement des données est donc une partie clés dans le travail du Samu Social Pérou. Cependant l’équipe ne se sent pas á l’aise avec l’utilisation d’Access. De plus, ils trouvent difficile de faire l’extraction de données. L’association aimerait avoir l’avis d’un professionnel, soit pour former l’équipe á Access ou soit pour commencer á utiliser Excel ou un autre logiciel adapté pour le recueil des données.
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Perfectionner l’outil de saisie de données utilisée sur le terrain et former l’équipe sur comment exploiter les données.

Le/la volontaire travaillera sur les points suivants :

Dans une première étape il fera une évaluation sur la pertinence d’utiliser Accès, Excel ou un autre logiciel adapté et disponible au Pérou.

Ensuite, il formera l’équipe à :

- Savoir concevoir la structure d'une base de données
- Pouvoir créer des tables et définir le type des données qui y seront stockées
- Comprendre comment relier les tables pour pouvoir exploiter toutes les données
- Découvrir le rôle des différents objets d'Access
- Être capable de créer différents objets pour stocker, extraire, saisir ou éditer les données d'une base
- Transférer d’Access à Excel les bases données
- Revoir les outils de collecte de donnée et la pertinence de l’information récoltée et la praticité de l’outil
- Faciliter l’exploitation de ses bases de données
- Améliorer l’outil de collecte
- Montrer l’importance de bien rentrer les données
- Création d’un guide d’utilisation

Plusieurs missions seront nécessaires à l'atteint des objectifs.

Le volontaire devra attester un bon niveau en espagnol, ainsi que des qualités comme : professionnalisme, ouverture d'esprit, patience, pédagogie et les compétences techniques nécessaires au bon déroulement de la mission.
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La mission se déroulera 70 % au bureau et 30% sur le terrain.

Les horaires du bureau sont de 9h à 13h et de 14h à 17h, de lundi à vendredi.

Les trajets sur le terrain se feront en voiture avec des membres du bureau. Il faut environ 1h30 pour aller du bureau jusqu’à Santa Rosa.

Le/La volontaire se rendra une journée sur le terrain pour bien comprendre le contexte puis à la fin de la mission afin de former les équipes terrain. Lors des déplacements le volontaire sera accompagné par les membres de l’équipe.
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Membres de l'équipe de Samusocial
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3 personnes au bureau :
Matthias : directeur, 31 ans, niveau master
Stella : administratrice 40 ans, niveau licence
Silvia : secrétaire 50 ans, niveau BTS

2 coordinateur au terrain : Julian et Lilia (niveau bac +2)
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Congé Solidaire;Mission Solidaire
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Le Samusocial Pérou est une association à but non lucratif fondée en 2004 et qui fait parti du Réseau International Samusocial. Le Samu intervient dans les périphéries de Lima à travers des interventions médico-psychosociales. Le réseau Samusocial International a développé une méthode spécifique de l’urgence sociale, pour atteindre les victimes de l’exclusion dans les secteurs urbains. Elle se base sur les principes suivants : L’urgence : identifier l’urgence non seulement médicale, mais médico-psychosociale ; La permanence : être joignable de jour comme de nuit, lorsqu’aucun service n’est présent ; La mobilité : aller vers les populations exclues, dans la rue, sur leur lieu de vie ; Le professionnalisme : s’appuyer sur des équipes formées à cette méthode spécifique. Les équipes du Samusocial autours du monde doivent respecter la méthodologie du Samusocial en l’appliquant à un contexte local. Au Pérou le Samusocial centre son action sur deux quartiers périphérique de Lima de San Rosa et Huaican. Dans chacun de ces deux quartiers l’association développe différents projets. Le Samusocial Perú intervient dans la zone urbaine et marginale du cône Est de Lima appelée Huaycán, en luttant contre les situations d’exclusion des populations vulnérables et en particulier des femmes et adolescentes et enfants. Les activités á Huaycan ont commencé en 2005 avec une première équipe mobile d’aide apportant une attention médico-social. En juin 2006 le Samusocial ouvre un centre d’attention médicale, psychologique et sociale et également un centre de logement d’urgence pour les femmes victimes de violence familiale. En 2007 le Samusocial Pérou installe une deuxième équipe mobile dédiée á intervenir sur les problèmes de violence familiale. En 2012 un professionnel de la santé mentale intègre l’équipe afin de compléter le travail de l’association. En 2013 le Samusocial s’implante également dans le district de Santa Rosa dans le cône nord de Lima avec l’instauration d’une équipe mobile d’aide. Les actions du Samusocial Pérou sont bien reconnues et appréciées dans les deux zones d’intervention. La Samu intervient dans des quartiers dites ‘spontanés’, qui se sont constitués aux marges de la ville par des occupations successives, créant de véritables bidonvilles où la population n’a pas ou peu accès aux services de base (non seulement eau, électricité, évacuation des déchets, mais aussi santé, éducation et transports). En effet, le Pérou a connu, au cours des cinquante dernières années, une forte croissance démographique s’accompagnant d’une migration interne massive, plus particulièrement vers Lima, que ce soit pour des raisons économiques ou, comme dans les années 1980-1990, pour des raisons politiques. La capitale n’étant pas en mesure d’absorber de tels flux de population, de nombreux quartiers "spontanés" sont nés dans la périphérie. C’est ainsi que Santa Rosa, district situé en bord de mer dans la banlieue nord de Lima, a connu une croissance exponentielle au cours des dix dernières années, passant de 11000 à 45000 habitants. Le développement urbain n’a pas suivi la croissance démographique et deux-tiers de la population vivent dans des zones éloignées et isolées par rapport aux services de base. L’exclusion économique, géographique et sociale de ces communautés engendre des risques multiples, tant sanitaires que sociaux, liés aux conditions de vie mais également aux difficultés de la vie quotidienne, au déracinement et à la perte de repères. Cependant, les services médicaux et psychosociaux pour y faire face sont insuffisants- un seul centre de santé pour une population d’environ 30000 habitants sur la zone d’intervention du Samusocial, et la plupart sont difficiles d’accès du fait de leur localisation, du mauvais état des pistes et du manque de véhicules de transports. Ces infrastructures insuffisantes ne permettent pas de répondre aux besoins de la population dans son ensemble. Au cours des campagnes de prévention organisées par le Samusocial Perú, en collaboration avec les établissements de santé de Santa Rosa, il est apparu que les problèmes de violences familiales et de dénutrition sont particulièrement présents dans le district. Pour la période juillet 2017-juin 2018, les bénéficiaires des projets du SamuSocial et ses réalisations sont : 198 maraudes - 1970 prises en charges à domicile - 900 bénéficiaires 27 campagnes de santé – 1554 prises en charges médicales-967 bénéficiaires 30 ateliers de sensibilisation à la prévention des violences familiales et la dénutrition infantile Le Budget du Samusocial en 2018 a été de 135 000 euros, il se constitue principalement des donations et des financements des bailleurs institutionnels comme l’AFD ou encore, des fondations d’entreprise. L’équipe est composée de 3 personnes au bureau : Matthias directeur, Stella administratrice, Silvia secrétaire. Sur le terrain, deux coordinateurs assurent le travail et une équipe santé de 12 personnes assurent les interventions, elle est composée des nutritionnistes, psychologues, travailleurs sociaux, infirmiers, sages-femmes et médecins.
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Le volontaire sera accueilli par un membre de l'équipe. L’hôtel où il sera logé se situe à environ 40 minutes de l’aéroport.
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Aéroport international Jorge Chávez - Lima
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Le/la volontaire dormira dans un hôtel proche du bureau du Samu Social dans le quartier de Pueblo Libre, quartier tranquille et résidentiel.
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Salle de réunion, wifi, bureau, tableau blanc, imprimante photocopieuse, fourniture de bureau, projecteur, sur le terrain pas d’électricité ni eau. Le volontaire devra peut être venir avec son propre ordinateur.
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