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Appui à la professionnalisation du service comptable de l’ONG Vozama

Former les personnels du service comptable de l’ONG pour améliorer les pratiques de gestion comptable de l’association. Le service comptable de l’ONG Vozama est composé d’un directeur administratif et financier, d’une comptable et d’un assistant. Ils travaillent en lien avec le trésorier de l’Association France Vozama. Les comptes sont expertisés tous les six mois par un commissaire aux comptes. Aujourd’hui, si les partenaires financiers de l’ONG reconnaissent la rigueur et le sérieux de la gestion financière de l’association, des axes d’amélioration ont été identifiés au niveau de la comptabilité, particulièrement pour l’adaptation au référentiel européen afin de faciliter le collaboration avec son principal partenaire, l’Association France Vozama, basée en France. Il est difficile de trouver un formateur en comptabilité à Fianarantsoa ; c’est d’autant plus difficile de trouver des compétences sur les normes comptables européennes. C’est pourquoi l’ONG sollicite Planète Urgence pour un appui de l’équipe visant à une meilleure utilisation des techniques comptables et du logiciel comptable EBP. Le personnel de l’ONG n’a jamais été formé à l’utilisation de ce logiciel dont environ 20% des capacités sont exploitées, c’est-à-dire principalement l’enregistrement des opérations comptables. L’ONG Vozama utilise pour l’instant les outils suivants : • Journaux de caisse et de banque ; • Grand livre (édité une fois par an à la fin de l'exercice comptable) ; • Balance ; • État des immobilisations et des stocks, • Compte de régularisation. Le compte de résultat et le bilan est réalisé en externe par le Commissaire aux comptes malgache (NB : il n’y a pas de TVA dans la comptabilité du programme). L’association ne dispose pas d’un guide de procédures comptables, mais travaille à la compilation des différentes procédures existantes, non écrites pour le moment. Le/la volontaire pourra également identifier des pistes d’amélioration dans ce domaine. L’association a sollicité Planète Urgence pour permettre au personnel du service comptable d’acquérir une meilleure maîtrise des règles et des principes comptables et d’améliorer les procédures de gestion comptable de l’association.
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Le/la volontaire axera son intervention sur les domaines suivants : - Rappel des règles et principes de la comptabilité ; - Renforcement des capacités d’utilisation du logiciel comptable EBP français ; - Pratique de la réalisation d’un bilan ; - Appui à l’utilisation du PCG malgache (NB : le PCG malgache est presque identique au PCG français) ; - Pratique des rapprochements mensuels des soldes, des tableaux d’amortissement le cas échéant ; - Réflexion sur les outils utilisés pour la comptabilité ; - Echange sur la formalisation de procédures comptables en vue de l’élaboration d’un manuel de procédures comptables ; - Utiliser diverses fonctions du logiciel EBP : rapprochement des soldes, établissement de bilans et de comptes de résultat. Suites aux 2 missions déjà réalisées, Vozama souhaite une intervention axée sur la formation au logiciel EBP Pro. L'équpipe souhaite également poursuivre la formation sur l'établissement des états financiers.
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OUI
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Congé solidaire
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Les personnels du service financier de l’ONG Vozama
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Les participants sont au nombre de 5 : 4 hommes et une femme. Ils ont entre 28 et 74 ans. Le personnel de l’ONG malgache Vozama n’a jamais été formé à l’utilisation du logiciel comptable actuellement utilisé. Les participants ont pour la plupart appris sur le tas.Les participants ont un niveau correct de français, qui leur permettra de suivre intégralement la formation en français. Aïna - comptable : niveau baccalauréat ; formation sur le tas ; 10 ans d’expérience. Nicolas – aide-comptable : niveau baccalauréat ; bonnes connaissances en informatique. Frère Pierre – directeur administratif et financier : licence en gestion et comptabilité. Frère Claude – directeur général : professeur d’anglais et directeur d’établissement scolaire pendant de nombreuses années à Madagascar. Fabrice – volontaire Fidesco : ingénieur généraliste intervenant pour appuyer la gestion financière des projets de l’ONG, mais n’a pas de formation en comptabilité.
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L’ONG Vozama a été créée en 1996 par le Père Boltz, originaire de Mulhouse, afin de promouvoir l’éducation dans les villages les plus reculés des régions de Fianarantsoa et d’Ambositra, considérant l’analphabétisme comme l’une des racines du sous-développement. Ses activités sont les suivantes : 1. Education préscolaire Vozama agit pour l’éducation de 10 000 enfants de la première année de l’école officielle en animant un réseau de 700 écoles préscolaires (ou postes d’alphabétisation), fréquenté par des enfants des zones rurales, dont 80% a moins de 6 ans. Ces postes préscolaires proposent aux enfants: - appui à la lecture, l’écriture, le calcul, l’éducation civique, le dessin… - initiation à l’hygiène et à la protection de l’environnement. L’enseignement proposé par Vozama dure deux ans à raison de 12h par semaine réparties en 4 jours, par séances de 20 minutes. Les enfants bénéficiaires sont ensuite intégrés dans les écoles primaires, publiques ou privées, au niveau de la seconde année du programme officiel (Cours préparatoire 2) avec un bagage conséquent. Pour le bon fonctionnement de ce programme, Vozama a formé 535 monitrices pour l’alphabétisation des enfants en classe préscolaire, qui bénéficie de formation et de suivi continus. Environ 240 sessions de formation sont organisées chaque année et assurées par les formateurs de Vozama. 2. Formation des parents La participation humaine et financière des communautés villageoises est une condition impérative de l’intervention Vozama. Les parents, appelés à se constituer en Comité villageois (CV), s’engagent à : • mettre à disposition de Vozama une pièce à usage de poste d’alphabétisation. • verser des frais de scolarité, adaptés à la grande pauvreté (0.28€ / mois / fratrie). • participer à des formations bimensuelles sur des thématiques majeures du développement (planning familial, hygiène et santé, techniques agricoles, etc.) • mettre en œuvre, en commun, des activités génératrices de revenus. • en consacrer le bénéfice à l’amélioration du centre préscolaire (achat d’un tableau d'école, de tables et de bancs …). 3. Appui à la protection de l’environnement Depuis 2004 Vozama contribue à la protection de l’environnement à travers un important programme de sensibilisation et de reboisement. En 2014, les pépinières de Vozama compteront près de 80 000 plants d’arbres à reboiser : les uns pour la reforestation, les autres pour la production fruitière et la décoration. Dans le cadre de cette activité, un effort est fait pour la plantation d’espèces autochtones. 4. Eau et assainissement 4 000 personnes bénéficient d’un programme d’adduction d’eau potable de type gravitaire, initié en 2012. 5. Santé Depuis 2010, l’ONG Vozama propose une assistance médicale aux enfants malades fréquentant ses postes d’alphabétisation préscolaire. Les inspecteurs de Vozama effectuent le suivi post-soins directement au sein des villages lors de leurs tournées. Au cas par cas, Vozama prend en charge les coûts que les familles ne peuvent supporter : transport, repas, logement, médicaments, analyses ou encore consultations. x Actuellement Vozama emploie 55 cadres à temps plein et 550 personnes à temps partiel. x L’association travaille en étroite collaboration avec l’association France Vozama, une émanation de l’ONG malgache qui agit exclusivement en faveur de son homologue malgache. France Vozama compte 50 membres. Ses sources de financements sont diverses : dons de particuliers, subventions, vente d’artisanats et de calendriers, parrainage. L’association compte parmi ses partenaires techniques les ONG internationales FERT, Fidesco, Cefode. Elle est également partenaire avec le Ministère de l’éducation nationale. Elle bénéficie également de l’appui financier, en autres, de l’AFD et de la Fondation Orange. Son budget annuel pour l’année 2014 est de 369 000 euros.
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A son arrivée à l’aéroport, le/la volontaire sera accueilli(e) par un chauffeur mandaté par Planète Urgence, qui se chargera de l’emmener jusqu’à la maison des volontaires. Après une réunion de briefing avec l’équipe de Planète Urgence, le trajet vers le lieu de mission, organisé par Planète Urgence, se fera le lendemain dans une voiture avec chauffeur mandaté par l’association. Le trajet entre Antananarivo et Fianarantsoa durera environ 10 heures. Le lieu d’hébergement et le lieu de formation sont très proches, il n’y aura pas de déplacements quotidiens, mis à part pour les repas au restaurant.
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Antananarivo [Ivato]
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Le/la volontaire sera hébergé(e) au sein du centre d’accueil « Mandrosoa » de l’ONG Vozama. C’est un bâtiment moderne destiné à développer un programme de tourisme solidaire. Il s’agit d’une chambre individuelle bénéficiant de toutes les commodités (salle de bain et toilettes, eau chaude, électricité, moustiquaire, accès internet). Le petit-déjeuner sera pris au sein du centre. Le Midi et le soir : le/la volontaire pourra se rendre en ville où plusieurs restaurants lui seront recommandés, dîner avec le Directeur Général de l’association dans la communauté religieuse ou bien cuisiner sur son lieu d’hébergement (ces aspects pourront être discutés sur place, selon la préférence du volontaire).
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La formation aura lieu dans une nouvelle salle construite spécialement pour les formations. Le siège de l’ONG Vozama est équipé d’un parc informatique relié à Internet. Chaque participant pourra travailler sur un ordinateur équipé de la version « Compta Classic » du logiciel EBP (cf. www.ebp.com), versions 2014 et 2008. Le volontaire aura également un ordinateur à sa disposition. Le système d’exploitation varie selon les ordinateurs (en général il s’agit de Windows XP ou Windows 7). Il est possible d’utiliser un paperboard, tableau noir et/ou un vidéoprojecteur.
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